実は普段仕事をしている中で、口頭でお願いした作業は100%忘れられると思うようにしています。相手を信用していないというわけではないのですが、口頭で頼んだだけだと相手のタスク管理に依存してしまうのでメールでリマインドをしたり、自分のタスクリストに連絡待ちタスクとしてリストアップするようにしています。

さらにプロジェクトとなればクライアントや協力会社の方にも作業を依頼することも発生しますし、対応状況の共有なども必要になってきますね。この際に利用するのがこの課題管理表です。サンプルは以下からダウンロードできます。

• issuelist_sample.zip(16.4KB)

• 商用利用、改変など特に規定はしてませんが、ご利用は自己責任にてお願いいたします。

各課題に対して内容の他に依頼者・担当者・期日等とステータスを管理しています。これを定期的に確認することで抜け漏れなくプロジェクトをすすめることができます。

エクセルの機能としてはステータスに応じて色分けをして見やすくしているだけなのでそこまで難しいことはしていませんが、この時の条件付き書式の設定にちょっとコツがいるので解説します。

ここではB列「ステータス」の値によって行ごとに色が変わるような設定をしています。設定の手順は以下の通りです。

ドラッグして適用させたい範囲を選択します。

この状態で条件付き書式の「新しいルール」をクリックします。

書式ルールの編集のウィンドウが表示されますので「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。

今回はB列にあるステータスによって書式を設定したいので

=$B2=”対応済”

と数式を入力して書式を設定します。この時B列は絶対参照にします。

これでステータスが「対応済」になるとグレーに塗りつぶされるようになります。ただし、このままでは最初に選択した範囲でしか適用されませんので「ルールの管理」を開き以下のように適用先にこのルールを適用させる範囲を指定します。

この適用先とはルールが適用される範囲を示します。設定した数式が影響をするのは最初に選択したセルの範囲になります。行は相対参照で記述しているので数式は各行ごとにB列を見てルールを適用していきます。ここがちょっとややこしいですね。

また編集の際にセルのコピー＆ペーストを繰り返していると条件付き書式もコピーされて意図しない動作をするようになってしまうケースもあるのでコピー＆ペーストの際は「形式を選択して貼り付け」から値のみをペーストをおすすめします。

課題を共有して忘れずにこなしていくというのが主な目的ですが、個人的には共有した課題をメンバーでつぶしていく事で各自が役割を認識できてプロジェクトに一体感がでてくるというメリットもあるなと感じています。ご意見や感想などありましたらTwitter,facebookなどからお気軽にどうぞ。