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WEBディレクターの為のEXCEL術(3)作業が捗る小技10選

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WEBサイトを制作していると通常のワークフローの他にも原稿の作成やデータの整形、時には懸賞の発送なども行ったことがある方も多いのではないでしょうか。WEBディレクタって本当に応用力の試される職種だなと思いますね。。

今回はいろんなシーンでも役立つエクセルの小技をまとめてみました。特に利用頻度の高いもの、効率アップ度の高いものに絞ってみました。サンプルは以下からダウンロードできます。

  • 商用利用、改変など特に規定はしてませんが、ご利用は自己責任にてお願いいたします。

ラインナップは以下の通りです。

連番を自動で振る

excel_technique_01.jpg

これは一番利用頻度が高いですね。普通にセルの右下をドラッグしてもいいんですが、それだと行の追加や削除をした際に番号を振りなおさないといけません。なので番号を振りたいセルに以下の関数を記述します。

=row()-[開始行-1]

row()というのは自分の行番号を取得する関数です。なのでここから(開始行-1)ひいてあげると連番を振ることができます。これをいれておくと行の追加や削除をしても自動で連番を振りなおしてくれます。

ファイルにパスワードをかける

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これは個人情報やアカウント情報などを取り扱う際に重宝しますね。

[名前をつけて保存]→[ツール]→[全般オプション]からパスワードを設定します。読み取り用と書き込み用で別のパスワードが設定できるので閲覧のみ許可するといったファイルも作成することができます。

方眼紙のように利用する

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ワイヤーフレームをExcelで作成するという方もいるのではないでしょうか。行の高さや列の幅を調整するときによく見ると上図の赤枠のようにピクセル数が表示されていますので、これを行・列であわせてあげるとセルを方眼のようにすることができます。

ちなみにAltを押しながらオブジェクトを移動するとセルに沿って移動しますのでピッタリ配置することができます。オフィスのレイアウト図なんかを作るのにも役に立ちそうですね。

縦横変えてペースト

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これは地味に便利ですね。右クリックから[形式を選択して貼り付け]→[行列を入れ替える]にチェックをいれてペーストするだけです。

フリガナを自動入力

excel_technique_05.jpg

これはフリガナを表示したいセルに以下に関数を記述します。

=PHONETIC(参照するセル)

参照しているセルの文字を打った通りにフリガナを表示します。漢字を出そうと呼び方と違う文字を打つとそのまま反映されてしまうので使い方が限定される部分もありますが、はじめて知った時の衝撃度が高かったので紹介しちゃいます。

プルダウンを設定する

excel_technique_06.jpg

複数人で編集して入力の揺れを防ぎたい時やセルの値に応じて何かアクションを設定している場合などはプルダウンを設定した方がいいですね。

[データの入力規則]から入力値をリストにして設定します。「元の値」の欄にカンマ区切りで値をいれることでも設定できますが、項目の増減などのメンテナンス性を考えると別のシートなどにリストを作成して名前を定義して使う方がオススメです。

セル内の文字数をカウントする。

excel_technique_07.jpg

以下の関数を記述すると参照したセルの文字数をカウントして表示します。

=LEN(参照するセル)

半角全角問わず純粋に文字の数をカウントします。条件付き書式などで規定値を超えたら色が変わるようにしておくと文字数制限のある原稿シートなどに活用できますね。

住所から都道府県を取り出す

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個人的にはこれが作業効率アップ度No.1だと思います。ちょっと複雑な関数ですが

都道府県のセルに =LEFT(A3,LEN(A3)-LEN(C3))
市区町村以降のセルに =RIGHT(A3,LEN(A3)-4+SUM((MID(A3,3,1)={“都”,”道”,”府”,”県”})*1))

とすることで都道府県と市区町村以降に分離できます。A列の住所を消したい場合はB・C列を[形式を選択して貼り付け]で値だけペーストすればOKですね。

行・列を固定表示

excel_technique_09.jpg

IDや表見出しなどをスクロールさせたくない場合には[表示]メニューから[ウィンドウ枠の固定]を設定します。設定した際に選択しているセルの上端・左端で固定されます。また、印刷時にページが変わっても固定で印刷したい場合には[ページレイアウト]メニューから印刷タイトルの設定をします。

全角(半角)で統一

excel_technique_10.jpg

全角半角の混じったデータを揃えたい場合は以下の関数を記述します。

全角で統一 =JIS(参照するセル)
半角で統一 =ASC(参照するセル)

住所などは正しくソートできなかったりするのでまずはどちらかに揃えることが必須ですね。

いかがでしたでしょうか。気にいったものがあればぜひ活用してみてください。

ちなみにExcelに限ったことではないですが、ちょっと面倒なものやルーチンの作業が現れた時はまず、「何か楽なやり方はないか」と考えるようにしています。Googleで検索するとたいがい同じような悩みを持ってた人がいて何かしら見つかります。実際今回紹介したものも業務の中で必要にせまられて検索して習得したものがほとんどです。

「楽するための努力は惜しまない」ことが作業効率アップのポイントかもしれませんね。

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