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WEBディレクターの為のEXCEL術(1)作業スケジュール

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個人的な感覚値ですが、優秀なWEBディレクターさんは総じてMS Excelの習熟度が高い気がします。きっとナレッジがテンプレ化されていたり、文書の整形や更新に余計な時間を使わない分、業務に余裕が持てているからではないでしょうか。もちろんこれは他の業種でも言えることだと思いますが。

というわけで特にWEBディレクターさんに役に立ちそうなMS Excelの活用法や小技を紹介していきたいと思います。

第1回は作業スケジュールに使えるExcelテンプレートです。カレンダーの表示や作業期間の線引きなどを自動化して、なるべく最小限の情報の更新ですむようにしてみました。

以下に解説も書きましたのでカスタマイズや必要な部分だけ取り出して活用していただいてもいいかと思います。 サンプルは以下からダウンロードできます。

  • 商用利用、改変など特に規定はしてませんが、ご利用は自己責任にてお願いいたします。

設定シートの準備

excel_calendar_00.jpg

まずは汎用性を高めるために別シートに開始日と非稼働日を設定しました。また非稼働日を入力する範囲の名前も定義しておきます。

カレンダーを表示する

excel_calendar_01.jpg

設定シートに入力した「開始日」をもとにカレンダーを自動的に表示します。

まずは開始日を D1→月 D2日 D3曜日 と表示させます。

値は別シートから参照するだけですが、これでは年月日が表示されてしまうのでコンテキストメニューから[セルの書式設定]→[表示形式]を開き「ユーザー定義」から種類を以下のように設定します。

  • 月:m
  • 日:d
  • 曜日:aaa

こうすることでセルの値に入った日付からそれぞれ月、日、曜日のみが表示されます。

開始日以降の日付を自動表示する

excel_calendar_02.jpg

次に開始日以降の日付ですが、エクセルでは日付も計算することができます。

翌日なら+1、前日なら-1すれば計算できるのでF列以降は自分の左のセル+1すれば自動的に日付を並べることができます。

月の区切りを表示する

excel_calendar_03.jpg

この時、日・曜日はいいのですが月がすべてに表示されてしまい見づらくなりますね。

なので月の行はひと工夫してE1セルに
IF(DAY(E2)=1,E2,””)
という数式をいれます。相対参照のままF列以降もコピーしてあげれば1日の時だけ月が表示されるようになります。
あわせて条件付き書式で
数式:=DAY(E$1)=1
適用先:=$E$1:$FY$1

とすることで1日の場合のみ左に罫線が表示されるようにしています。

日付を色分けする

excel_calendar_04.jpg

次にカレンダーぽくするために日付に色をつけてみます。ここでは土曜日を青、日曜を赤、今日の日付に緑をつけるようにします。この設定は条件付き書式で行います。

曜日は

数式:=WEEKDAY(D2)=n
適用先:=$D$2:$FY$3
とします。
nに1=日曜 2=月曜 3=火曜 4=水曜 5=木曜 6=金曜 7=土曜
と数字を入れることで好きな曜日を指定することができるので今回は土曜と日曜に塗りつぶしの色を設定します。
また、今日の日付は
数式:=D2=TODAY()
適用先:=$D$2:$FY$3

として塗りつぶしの色を指定すればファイルを開いている当日の日付に色がつきます。

非稼働日を塗りつぶす

excel_calendar_05.jpg

今回は作業のスケジュールに利用することを目的としているので非稼働日を塗りつぶしたいと思います。こちらも条件付き書式を使用します。

まず土日は以下のように指定します。

数式:=AND(OR(WEEKDAY(D$3)=7,WEEKDAY(D$3)=1), ROW()>=2)
適用先:=$D$4:$FY$103
これで土日が塗りつぶされます。
あわせて祝日などの任意の非稼働日を塗りつぶすために最初に設定した「非稼働日」を使用して以下の設定をします。
数式:=MATCH(D$2,非稼働日,0)>0
適用先:=$D$4:$FY$103

作業期間を塗りつぶす

excel_calendar_06.jpg

最後に「開始日」「終了日」をもとに作業期間を塗りつぶしてスケジュールをわかりやすくしましょう。これは数式と条件付き書式の組み合わせで行います。
まず該当のセルに以下の数式をいれます。
=IF(AND(F$2>=$B4,F$2<=$C4),”1″,””)
これによって自分の日付が開始日から終了日の間に該当するとセルに「1」という値が入ります。
次に条件付き書式でセルの値が「1」なら塗りつぶすという設定をします。この時に文字色も

同じ色にしてしまうことで「1」を見えないようにしています。

MS Projectなど専門のアプリケーションを使えばさらに高機能なこともできますが、中規模くらいまでのプロジェクトであればこちらで十分に管理できますね。ご意見や感想などありましたらTwitter,facebookなどからお気軽にどうぞ。
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