市況の影響やITの発達で人間の処理能力を超えてるんじゃないかという状況で仕事をしている方も多いと思いますが、そんな中でも仕事を効率的にこなすために身につけたい習慣をご紹介します。
早く出社する
みんなよりも30~1時間早く出社してみましょう。そうする事で人も少なく静かなオフィスで集中して仕事を進めることができます。この時間帯にその日の予定とtoDoの確認を済ませておけば効率的に一日の仕事をこなす事が出来ますね。また、朝は頭が冴えていますのでアイデア出しなど頭を使う仕事を中心にこなすとよいと思います。
もし早く出社してもそういった環境が手に入らないという方は、朝早くでてお気に入りのカフェでひと仕事をすませてから出社するのもオススメです。
タスクリストに長居させない。
タスクリストを作ったものの、タスクが多すぎてタスク管理を管理しきれないのでは本末転倒ですね。すぐに終わるものや人に依頼するものなどは早めに片づけてタスクリストにひとつのタスクを長居させないようにしましょう。
タスクの整理にはGTD（Getting Things Done）を習得するのがオススメです。実践方法は以下で紹介していますのであわせてどうぞ。
マルチタスクにしない。
複数のアプリケーションを同時に立ち上げるとPCが重くなるように、人も複数のタスクを並行してすすめるとあれこれと考えることが増えて効率が落ちてしまいます。
もちろん仕事をしていく中で、複数のプロジェクトをかかえるのは避けられませんので1日の中で時間を区切って細かい時間の区切りの中ではシングルタスクになるようにしていくようにしましょう。
短い休憩をこまめにとる
人間の集中力の持続時間は平均して50分くらいと言われています。だらだらと仕事をしても効率は落ちる一方なので、50分程度を目安にこまめに休憩をとりましょう。
ただし、長く休憩しすぎると集中力を取り戻すのが大変になってくるので5~10分程度の休憩をこまめにとるのがオススメです。また、ＰＣを使って仕事をしている人は休憩にネットサーフィンをするのではなく、遠くを見るなどして目も休めてあげるとよいと思います。
もちろん気分が乗っていれば2、3時間と集中力が持続する場合もありますので、そんな時はあえて打ち切らずに仕事を続けましょう。
プチ昼寝をする
仕事中に眠気に襲われた時はコーヒーやガムなどで眠気を紛らわせながらウトウトと仕事をしても効率が悪いですし、ミスをするリスクも増えますので、そんな時は潔くひと眠りしましょう。
またこの時の昼寝は15~20分程度にしましょう。30分を超えると余計に眠くなったり夜に寝れなくなったりしてしまう可能性が増えてしまいます。
そんな事言っても、昼寝が許されるような職場じゃないという方は、トイレやちょっと昼寝ができるお店でランチをするなど工夫してみてください。
自分のまわりを整理整頓する
机やPCのデスクトップが乱雑な人は年間に6週間分の時間を探し物に費やしているという統計もあるそうですが、探し物に時間を費やす程無駄なものはありませんよね。何も完璧にすべての収納先を決める必要はありませんし、逆に手間になってしまうと思います。まずは自分にあったレベルでの整理整頓をしてみましょう。
整理整頓が上手くいかない人は、｢とりあえず放り込むBOX｣をつくってみましょう。用意した入れ物にあてはまらなかったり、捨てるかどうか悩んだものはすべてこの｢とりあえず放り込むBOX｣に放り込みます。そうすると身の回りが散らかることはなくなり、見つからないデータなどはたいがいここに入っています。
インターネットを遮断する。
調べ物をしようとして、Yahoo！を開いたら気になるニュースがあって・・・気付いたら｢何を調べようとしたんだっけ？｣なんて経験はないでしょうか。特に以下の様なものは要注意です。
- Twitter、Facebook、mixiなどのSNS
- インスタントメッセンジャー
- Eメールのポップアップ通知
- Yahoo！などのポータルサイト
集中して仕事をしたい場合はまずはこれらを遮断しましょう。そうは言ってもインターネットがなくては仕事にならないという方も不要なサイトは開かない、調べ物はGoogleなどシンプルな検索エンジンで行うなどで仕事を邪魔されないようにして目の前のタスクを消化するようにしましょう。
ある程度実践して自分なりには効率アップを感じられたものをまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。あとは自分なりにカスタマイズして続けられるものにしていくことが大事かなと思います。
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