LifeHack・仕事術

忙しい相手にもすぐに返答してもらえるメール術

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今やメールなしには成り立たないという仕事をしている方も多いと思いますが、1日に数百件のメールを処理しないといけない人も少なくないでしょう。

そんな中であなたのメールを見落とされたり、後回しにされずに返信や対応をしてもらうためのメールの書き方のポイントをまとめてました。

件名にアクション、期限を書く

00月配信分メルマガ構成の件
00月配信分メルマガ構成ご確認ください。※1/31まで

あなたならどちらを先に開封するでしょうか。内容を端的に伝えるのも件名の重要な役割ですが、アクションの有無や期限も分かるようにすると相手にもいちはやく開封してもらえ、返答をもらいやすくなります。

件名にラベルをつける。

【緊急】WEBサイトの修正をお願いします。
【要返信】00月00日懇親会の出欠について

といった具合にラベルをつけるのも相手のアクションを促すのに有効ですね。ただし、いつも【緊急】とかを使っていると相手の中で優先度が下がってしまうので多用は禁物ですね。

ちなみにメールに重要度というフラグありますが、習慣的に使っていない人も多いのでこれに頼らない方がよいと思います。

逆に

【業務外】フットサル大会のお誘い
【FYI】最近のSEOの動向について

のように優先度の低いものを分かりやすくしてあげるのも親切ですね。
※FYI=For Your Informationの略で、「参考までに」といった意味。

宛先を明記する。

大勢の中で特定の人に話しかける時には 「○○さん、~」 と呼びかけてから話し始めますよね。送られてくるメールはメーリングリストやCCに含まれているものなど、必ずしも自分宛てとは限りません。

「これって誰が対応すればいいんだろう?」なんて事態にならないようにきちんと宛先を書き、呼びかけてから本題に入りましょう。

00月配信分メルマガ構成ご確認ください。※1/31まで <○○さん
というように、件名に含めるのも有効ですね。

箇条書きにする。

毎日大量にさばかないといけないメールで長文を読ませるのはあまり好ましくありません。内容が多い場合は箇条書きにするなどして読みやすくまとめましょう。

また、メーラーにもよりますがだいたい30~40文字で折り返されるので、適当なところで改行をいれたり、1行空けるなどして見やすくなるように調整しましょう。

悪い例

先日送ったメルマガのデザインですが、確認いただけましたでしょうか。文章がダミーではいっているので原稿を支給ください。また、メインに使っている画像についても使用許可が取れているかご確認ください。あとスケジュールについてですが、○月○日に第2校提出でよろしいでしょうか。お忙しい中すみませんがよろしくお願いします。

良い例

先日送ったメルマガのデザインの件で以下点ご確認ください。

1)ダミーの文章が入っているので原稿をご支給ください。
2)メイン画像の使用許可をご確認ください。
3)第2校提出は○月○日でよろしいでしょうか。

お忙しい中すみませんがよろしくお願いします。

見やすさももちろんですが、箇条書きにすることでそのままタスクリストにもなりますので相手も対応がしやすくなりますし、抜け漏れを防ぐことができます。

罫線や記号で見やすくレイアウトする。

HTML形式にして色や文字の大きさなどを変えたり、表組みにしたりしてレイアウトを整えることもできますが、相手のOSやメーラーによっては正しく表示されずに意味不明な表示になってしまう可能性があります。なので、なるべく記号や罫線を利用して見やすくレイアウトを調整しましょう。

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△△プロジェクト 第2回定例MTG
日時:2011/01/31 10:00~
場所:東京本社 大会議室
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[議題]
・予算について
・新コンテンツについて
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☆添付の資料をプリントアウトしてご持参ください。

語尾や期限はっきりと書く。

特にクライアント相手だと気を使ってやわらかく書くあまりに受け取った相手もどうしていいかわからなくなってしまっている場合があります。

(1)

原稿を作成しました。気になる点がありましたらご確認次第、ご連絡いただけますとありがたいです。

 (2)

原稿を作成しましたので、○月○日までにご確認いただき修正点をご連絡お願いします。
また、修正がない場合はその旨をご連絡ください。日程等不都合ありましたらご連絡ください。

(1)では受け取った相手側もやってもやらなくてもいいように受け取れますし、自分もいつまで待って次のアクションにすすめばよいか分からなくなってしまいますね。

依頼の際は希望の対応日時を書いた方が、受け取った相手も対応がしやすくなります。相手が忙しい人なら「不都合ありましたらご連絡ください。」 と一文添えてあげればよいと思います。

電話を有効に使おう。

よく進捗をきくと「メールはしてあるけど、返答はまだです。」という答えが返ってくるケースがありますが、メールを送っただけで依頼したつもりは危険です。

受領の返信がなければもしかしてメールを見落としているかもしれませんし、何かのエラーで届いていない可能性もあります。受領確認のメールが返ってこないようであれば電話でメールを送った旨を連絡しましょう。

ちなみにメーラーには開封確認のメッセージを受ける設定がありますが、ビジネスマナーとしてはあまり良しとされていないのと、メーラーの設定で「通知しない」としている場合もあるので使用しない方が良いようです。

メールでも気持ちを伝えよう。

ビジネスメールとわかっていてもあまりに形式的だと素っ気なく感じますよね。感情表現が上手くできれば気持ちよく仕事ができますし、そんなあなたのメールをいち早く読んでもらえるようになるでしょう。

例えば、

先日はありがとうございました。
先日はありがとうございました!

後者の方が感謝の気持ちが伝わってきますよね。

ただ、

誠に申し訳ございません。。。
誠に申し訳ございません…orz

うーん。。仲の良い相手ならいいですが、重大なトラブルの謝罪だと逆効果にもなりかねないですね。個人的には電話(か対面)で謝罪→メールで経緯報告が一番いいと思いますが。

ちなみにビジネスメールに顔文字はありかどうかは意見が別れるかと思いますが、8割が不適切と答えている統計もあるようなので使わない方が無難のようですね。

送信者名をきちんと表示させる

 相手のメーラーの送信者名には自分が登録している名前が表示されます。メールアドレスのまま表示されているといまいち誰からのメールが分からなくなってしますのできちんと登録しておきましょう。また、その際には 山田太郎 -株式会社 ○△- のように社名も含めておくとわかりやすいですね。

あと、これは好みかもしれませんが、送り先がほとんど日本人であればローマ字ではなく、フルネームを漢字で入れた方が認識されやすいと思います。

ちなみに宛先になる相手の名前もあなたのメーラーのアドレス帳に登録されているまま表示されますので敬称をつけて登録しておきましょう。間違っても勝手につけたあだ名なんかを登録しないように気を付けてください。

メールコミュニケーションが上手くいくかどうかで、仕事の進み具合や成果に大きく影響すると思いますのできちんと身につけていきたいですね。

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