LifeHack・仕事術

Gmailで実践するGTD

有効なワークフロー管理法として有名なGTDですが、いろいろツールを試してみた結果、個人的にはGmailを利用して実行するのがはまったのでここで説明しておきます。

GTDとは

っていうか「GTDってなんだ?」という方に少し補足しておくと、GTDとは”Getting Things Done”の頭文字をとった言葉で、デビットアレンという人が提唱するワークフローの管理方法です。

簡単に言うと「これが終わったら○○をやらなきゃ・・」とか「今日中に△△終わらせないと・・」などと考えながらやると頭がいっぱいになってしまい、作業効率が悪くなってしまうので決まったフローによってタスクを分類して、そういったことを頭から追い出して目の前の作業に集中しましょうというもの。

以下のようなフローで、タスクを分類します。

100914_1.gif
まず入ってきたすべてのタスクや情報は「inbox」で受け止めます。

そしてフローにしたがい以下の6つに分類します。

  • やることリスト
  • 連絡待ちリスト
  • いつかやるリスト
  • プロジェクトリスト
  • 資料
  • ゴミ箱(不要)

分類する最中にも2分以内に終わることはその場でやってしまうというのがGTDのルールです。とはいえ実際に2分では何もできないので「メールを返信する」「手元にあるデータを渡すだけ」など5分くらいで終わるものはやってしまいます。

また、最初にとまどうのが「プロジェクトリスト」ではないでしょうか。これは粒度が大きくワンアクションで終わらないタスクをいれます。

例えば「事業計画をたてる」というタスクは行動に落とせないのでプロジェクトリストにいれて定期的に進捗を確認します。このプロジェクトについてのタスクは「ドラフトを作成する」、「○○とブレストする」、「市場動向のデータを入手する」といったものに落としこんでやることリストにいれていきます。

分類が終わると先程まで頭の中で「○○やらないと…」「△△っていつまでにやればいいんだろう」と考えていた事が、”やるべきこと”、”やらなくていいこと”、”今やること”、”いつかやればいいこと” などに整理されます。

あとはやることリストを順番につぶしながら、定期的に”いつかやるリスト”や”プロジェクトリスト”をチェックしていけばいいのです。

GTDをGmailで管理する

さてこれをGmailで管理していこうということなのですが、自分の場合は様々な情報やタスクはメールでくることがほとんどですのでメールをGTDにあわせて分類すればほとんどのタスクは整理されます。

まず、Labs機能にある「マルチ受信トレイ」と「ラベルのネスト」を有効にします。
※「ラベルのネスト」は見やすくする為なので必須ではないです。

次に以下のラベルを用意します。

  • 00/いつかやる
  • 00/資料
  • 00/連絡待ち_cliant
  • 00/連絡待ち_inner
  • pjt/AAA
  • pjt/BBB
  • pjt/CCC

ラベルのネストを有効にしているのでこのようなラベルにすることで

100914_4.gif
というようにサブフォルダ化します。

  • 別途00・pjtというラベルがないとサブフォルダ化しません。

toDoについてはラベルだとスレッド単位につくために埋もれてしまう可能性があるのでメール単位に付けられるスターを使用するのがポイントです。
また個人的にどちらにタスクがあるか把握したかったので連絡待ちリストは社内とクライアントを分けています。

次に設定画面から以下の様にマルチ受信トレイの設定をします。

100914_5.gif

これで準備OKなのであとはGTDにならって受信トレイをinboxとして受信したメールを振り分けていくと以下のように受信トレイでタスクが分類されて、各タスクについて何をすればいいのかが一目瞭然になります。

100914_3.gif
またメール以外ではいってきたタスクについては自分あてにメールすることでGmailに集約するようにしています。

ちなみにGmailのショートカットを覚えるとさらに効率がアップします。ひとまず次のショートカットを覚えておけば十分かと思います。

アーカイブ e
スターをつける s
受信トレイに戻る g→i
スレッドを移動 k/j

GTDについてもっと詳しく知りたい方はこちらがオススメです。

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